Teilnahme an Konferenzen

2024/3/29
 

Teilnahme an Konferenzen [„Temporary Visitor Visa“]

  • 1. Gültiger Reisepass und gegebenenfalls österreichischer Aufenthaltstitel
  • 2. Ein ausgefülltes und unterschriebenes Antragsformular
  • 3. Ein Foto nach Passfotomaßen (innerhalb der letzten sechs Monate aufgenommen)
  • 4. Bestätigung der Meldung (Original und Kopie)
  • 5. Arbeitsbestätigung (oder Arbeitsvertrag)/Pensionsbestätigung/ Studienbestätigung/ Schulbesuchsbestätigung (innerhalb der letzten drei Monate ausgestellt)
  • 6. Falls Firma (Arbeitgeber) sämtliche Reisekosten übernimmt:

    a. Entsendungsschreiben [Letter of Mission]

    b. Bürgschaftsschreiben für Reisekostenabdeckung

  • 7. Lohnzettel (letzte drei Monate) und Kontoauszüge (letzte drei Monate inklusive aktuellem Kontostand), um ausreichende Zahlungsfähigkeit nachzuweisen (Original un Kopie)
  • 8. Flugdetails

    (Der Kauf eines Flugtickets wird nicht verlangt. Folglich wird von der Botschaft keine Verantwortung übernommen, sollten bereits gebuchte Flüge aufgrund von Verzögerung oder Ablehnung des Antrags nicht angetreten werden können)

  • 9. Hotelbuchungsdetails

    (Reservierungsbeleg, muss keine Zahlungsbestätigung sein. Folglich erstattet die Botschaft keine durch Verzögerung oder Ablehnung des Visa-Antrags entstandenen Kosten.)

  • 10. Reiseplan[Travel Itinerary] (Englisch oder Japanisch). Bitte beschreiben Sie jeden einzelnen Tag getrennt und mindestens eine Aktivität pro Tag 
  • 11. Detaillierte Informationen über Konferenz und Organisatoren in Japan
  • 12. Einladungsschreiben [Letter of Reason for Invitation] (Englisch oder Japanisch) aus Japan (Bitte benutzen Sie das Format von unserer Webseite .Andere Formate sind nicht zulässig)

    (*Nur, wenn der Bürge/die Bürgin in Japan für die Reisekosten aufkommt, werden auch folgende Dokumente verlangt:)

  • 13. Bürgschaftsschreiben [Letter of Guarantee] (Englisch oder Japanisch)
  • 14. Einkommensnachweis [所得証明書 income certificate、課税証明書 tax declaration certificate, 預金残高証明書 certificate of deposit balance] des Bürgen/der Bürgin

    (falls Firma oder Organisation, dann Auszug aus dem Firmengrundbuch oder Organisations-/Firmenübersicht)

 

Anmerkungen:

 

  • In manchen Fällen können weitere Dokumente verlangt werden
  • Es dauert normalerweise 1 Woche bis zur Rückgabe des Passes. Falle, weitere Dokumente benötigt werden, kann die Bearbeitung länger dauern
  • Der/die Antragsteller/in kann maximal drei Monate von der geplanten Einreise nach Japan ein Visum beantragen, da dieses selbt drei Monate ab Ausstellungsdatum gültig ist

 

Visumantragsformular und andere Dokumente [Englisch]

 

Weitere Informationen [Englisch]

 

 

A List of Basic Documents to be Submitted for an Application for “Temporary Visitor Visa” (Attending a conference)

  • 1. Valid passport and Austrian Residence Permit (Red-White-Red Card, etc.) where applicable (Original and Copy)
  • 2. One completed and signed Visa Application Form
  • 3. One passport-sized photograph (taken within last 6 months)
  • 4. One original of the Certificate of Residence (Bestätigung der Meldung, Original and Copy)
  • 5. Certificate of employment (or Working contract) / Confirmation of pension/ Certificate of Studies/ Confirmation of school attendance (issued within the last 3 months)
  • 6. If company (employer) bear the travel expense:

    (i) Letter of mission

    (ii) Letter of guarantee for travel expense

  • 7. Personal bank statements and Salary slips (documenting the last 3 months) to show sufficient funds for the trip.
  • 8. Flight details

    (We do not require the purchase of tickets. We are not responsible for tickets which may be unusable due to the delay or denial of a visa.)

  • 9. Hotel-Booking details

    (We do not require the confirmation of purchase, reservations are sufficient. The embassy will not take financial responsibility for hotel cancellations due to the delay or denial of your visa.)

  • 10. Travel Itinerary (English or Japanese) for the proposed trip. Please describe each day separately and at last one activity for each day
  • 11. Detailed information about the conference and the conference organizers in Japan
  • 12. Letter of Reason for Invitation (English or Japanese) from Japan. Please note that we need the form from our homepage. Other forms will not be accepted.

     

    (*Only if the Guarantor in Japan is to pay for the travel expenses, we also need the documents listed below)

  • 13. Letter of Guarantee (English or Japanese)
  • 14. A certificate of income or a certificate of deposit balance of the guarantor in Japan(If a company or organization is the guarantor, a certified copy of the incorporation register or an overview of the company/organization.)

 

Note:

 

  • In some cases, additional supporting documents may be required
  • It normally takes about 1 week to return your passport. However it can take longer, if additional documents are required for further assessments
  • The applicant may apply for a visa 3 months prior to entering Japan as the visa itself is valid for 3 months from the date of issue

 

Visa application form and other documents

 

Other information

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