Japanische Botschaft in Österreich

1. Gültiger Reisepass (und gegebenenfalls österreichischer Aufenthaltstitel in Original und Kopie)
2. Ein ausgefülltes und unterschriebenes Antragsformular
3. Ein Foto nach Passfotomaßen (innerhalb der letzten sechs Monate aufgenommen)
4. Meldezettel (Original und Kopie)
5. Flugdetails
(Der Kauf eines Flugtickets wird nicht verlangt. Folglich wird von der Botschaft keine Verantwortung übernommen, sollten bereits gebuchte Flüge aufgrund von Verzögerung oder Ablehnung des Visums nicht angetreten werden können)
6. Arbeitsbestätigung (Arbeitsvertrag)/Studienbestätigung (innerhalb der letzten drei Monate ausgestellt) (Original und Kopie)
7. Lohnzettel (letzte drei Monate) oder Kontoauszüge (letze drei Monate inklusive aktuellem Kontostand) um ausreichende Zahlungsfähigkeit nachzuweisen (Original und Kopie)
8. Bürgschaftsschreiben der Firma für Reisekostenabdeckung
(i) Entsendungsschreiben [Letter of Mission]
(ii) bzw. Finanzierungsnachweise für die Reise
9. Reiseplan[Schedule of Stay] (Englisch oder Japanisch). Bitte schreiben Sie möglichst genau was Sie für jeden Tag Ihres Aufenthalts in Japan planen
10. Einladungsschreiben [Letter of Reason for Invitation] (Englisch oder Japanisch) aus Japan

(*Nur, wenn der Bürge/die Bürgin in Japan für die Reisekosten aufkommt, werden auch folgende Dokumente verlangt:)
11. Bürgschaftsschreiben [Letter of Guarantee] (Englisch oder Japanisch)
12. Auszug aus dem Firmengrundbuch oder Organisations-/Firmenübersicht

Anträge können nur angenommen werden, wenn die Unterlagen und Dokumente gemäß den Punkten 1. bis 8. vollständig vorgelegt werden
In manchen Fällen können weitere Dokumente verlangt werden
Es dauert normalerweise vier bis sieben Werktage bis zur Rückgabe des Passes. Im Falle, dass weitere Dokumente nötig sind, kann die Bearbeitung länger dauern
Wenn die Unterlagen nicht auf Deutsch, Japanisch oder Englisch verfasst sind, bitte eine amtliche Übersetzung (bei Dokumenten wie Geburtsurkunden) oder vom Antragssteller selbst angefügte Kommentare (z.B. Bankunterlagen) beifügen

1. Valid passport and Austrian Residence Permit (Red-White-Red Card, etc.) where applicable (Original and Copy)

2. One completed and signed Visa Application Form

3. One passport-sized photograph (taken within last 6 months)

4. One original copy of Certificate of Residence (Meldezettel, Original and Copy)

5. Flight details

(We do not require the purchase of tickets. We are not responsible for tickets which may be unusable due to the delay or denial of a visa.)

6. Certificate of employment (Working contract) / Certificate of Studies (issued within last 3 months)(Original and Copy)

7. Personal bank statements or pay slips (last 3 months and recent actual balance) to show sufficient funds for the proposed trip.(Original and Copy)

(or evidence of funding for the trip)

8. If company (employer) bear the travel expense:

(i) Letter of mission

(ii) Letter of guarantee for travel expense

9. Schedule of Stay (English or Japanese) for the proposed trip. Please explain on a daily as detailed as possible your plan for your stay in japan

10. Letter of Reason for Invitation (English or Japanese) from Japan if applicable

(*Only if the Guarantor in Japan is to pay for the travel expenses, we also need the documents listed below)

11. Letter of Guarantee (English or Japanese)

12. If a company or organization is the guarantor, a certified copy of the incorporation register or an overview of the company/organization

Applications will be only accepted in case all information and documents are provided as explained 1. - 8.
In some cases, additional supporting documents may be required
It normally takes 4 - 7 working days to return your passport. However it can take longer than that if additional documents are required for further assessments
In case the documents are not written in German, Japanese or English, please enclose an official translation (for documents like birth certificates) or comments attached by the applicant himself/ herself (e.g. bank records)